Janów, dnia 10.12.2020 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( tekst jednolity Dz. U. z 2019 r. , poz. 1843 ze zm.) zwracamy się z zapytaniem o cenę usług.
Dotyczy:
1.    Przygotowanie i dostarczenie   gorącego posiłku mieszkańcom Gminy Janów.
2.    Przygotowanie i dostarczenie  zestawów posiłkowych dla dzieci uczęszczających do Placówki Wsparcia Dziennego w Piasku.

I. ZAMAWIAJĄCY:
Gmina Janów z siedzibą ul. Częstochowska 1, 42-253 Janów NIP 9492192090 reprezentowana przez Wójta Gminy Janów, w którego imieniu działa  Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Janowie Halina Miodyńska, ul. Żarecka 1, 42-253 Janów, na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Janów z dnia 31 października 2013 r.

II. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
Od stycznia 2021 r. do dnia 31 grudnia 2021 r.

III. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

1.    Posiłki dla mieszkańców Gminy Janów:
1)    Szacunkowa liczba mieszkańców Gminy -  30 osób (Apolonka, Bystrzanowice, Bystrzanowice Dwór, Czepurka, Góry Gorzkowskie, Hucisko, Janów, Lgoczanka, Lipnik, Lusławice, Okrąglik, Pabianice, Piasek, Ponik, Siedlec, Skowronów, Sokole Pole, Śmiertny Dąb, Teodorów, Zagórze, Złoty Potok, Żuraw).
2)    Szacunkowa dzienna liczba kilometrów – 60.
3)    Ilość osób, liczba posiłków oraz miejsce dostarczenia  może   ulec zmianie.
4)    O zmianach ilościowych Zamawiający powiadomi Wykonawcę z co najmniej 4 godzinnym wyprzedzeniem.
5)    Cena jednego posiłku powinna obejmować koszt jego przygotowania oraz odrębnie koszt jego dostarczenia.
6)    Godziny dostaw posiłków kształtować się będą w obrębie 12:00 – 15:00, szczegółowo zostaną uzgodnione miedzy Wykonawcą a GOPS w Janowie.
7)    Rozliczanie finansowe Wykonawcy usługi z Zamawiającym będzie się odbywać na podstawie faktycznie dostarczonych posiłków i ich cen jednostkowych. Okres rozliczeniowy miesięczny.
8)    Cena podana w ofercie nie będzie ulegała zmianie przez cały okres trwania umowy.
9)    Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli właściwego doboru i jakości posiłków.
10)    Posiłki obejmujące dania mięsne, jarskie lub zupę z pieczywem.
11)    Posiłki ( pierwszy tydzień: 3x drugie danie i 2 x zupa, drugi tydzień: 2x drugie danie i 3 x zupa - naprzemiennie ).
12)    Dożywianie odbywać się będzie od poniedziałku do piątku w okresie od stycznia
2021 r., do dnia 31 grudnia 2021 r., z uwzględnieniem przerw na dni świąteczne i dni ustawowo wolne.
13)  Posiłki powinny zawierać:
- mięso (np.: sztuka mięsa, udziec kurczaka, stek z piersi, kotlet schabowy, itp.) – 150 gram.
-ziemniaki lub zamiennie kasza, ryż, makaron, kluski -  200 gram
-surówka lub jarzyny gotowane – 150 gram.
-dania jarskie (np.: naleśniki, spaghetti, pierogi, itp. ) – 350 gram.
-zupa (400 ml.) z wkładką mięsną (100 g.) i pieczywem (50g).

2.     Posiłki dla dzieci w Placówce Wsparcia Dziennego w Piasku:
1)    Szacunkowa liczba dzieci  - do 15.
2)    Cena jednego posiłku powinna obejmować koszt jego przygotowania wraz z jego dostarczeniem.
3)    Zestawy posiłkowe ( 3 razy w tygodniu: poniedziałek, środa i piątek) składające się z:
- kanapki przygotowanej naprzemiennie z: bułki pszennej, graham,   wieloziarnistej   
lub rogala o gramaturze 60 - 100g (z wyłączeniem pieczywa produkowanego z ciasta głęboko mrożonego) posmarowanej masłem o zawartości tłuszczu min. 82% ; z dodatkiem nabiału, wędliny, dżemu lub ryby oraz warzywnymi w postaci; rzodkiewki, papryki, ogórka, sałaty, pomidora. Każda kanapka winna być oddzielnie opakowana w folię spożywczą. Zamiennie można przygotować racuchy, tosty, drożdżówki.
- napoju: sok owocowy lub warzywno-owocowy o pojemności minimum 200 ml.
- owocu.
4)    Zamawiający nie zapewnia, ile osób i w jakim okresie będzie korzystało z zestawu posiłkowego. Docelowa ilość posiłków nie jest możliwa do ustalenia w sposób ścisły, gdyż w okresie umownym jest zależna od ilości dzieci uczęszczających do Placówki Wsparcia Dziennego oraz od liczby dni żywieniowych . Ilość zestawów posiłkowych do końca trwania umowy będzie zmienna, czyli zależna od faktycznych potrzeb Zamawiającego.
5)    O zmianach ilościowych Zamawiający powiadomi Wykonawcę z co najmniej  godzinnym wyprzedzeniem.
6)    Godziny dostaw posiłków: 15:00 – 15:30
7)    Rozliczanie finansowe Wykonawcy usługi z Zamawiającym będzie się odbywać na podstawie faktycznie dostarczonych posiłków i ich cen jednostkowych. Okres rozliczeniowy miesięczny.
8)    Cena podana w ofercie nie będzie ulegała zmianie przez cały okres trwania umowy.
9)    Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli właściwego doboru i jakości posiłków.

IV. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA
1.    Wykonawca musi posiadać pomieszczenia do produkcji posiłków zgodnie z normami sanitarnymi, zgłoszone do Powiatowego Inspektora Sanitarnego oraz mieć wdrożoną procedurę HACCP.
2.    Przygotowywane przez Wykonawcę posiłki powinny być urozmaicone, zgodne z zapotrzebowaniem na wartości energetyczne i odżywcze organizmu.
3.    Wykonawca bierze odpowiedzialność za przestrzeganie norm sanitarno-epidemiologicznych w zakresie personelu i warunków przygotowywania  posiłków.
4.    Wykonawca zapewnia dostarczenie  posiłków w jednorazowych  naczyniach, posiadających wymagane atesty do przechowywania żywności. Wykonawca zapewni transport posiłków do miejsca ich wydania w taki sposób, aby dostarczone posiłki posiadały wymaganą przepisami prawa temperaturę.
5.    Jadłospis będzie dostarczany do  GOPS w Janowie w okresach tygodniowych.
6.    Wyklucza się sporządzanie posiłków na bazie półproduktów oraz na bazie Fast Food lub mrożonych potraw.
7.    Zamawiający nie dopuszcza powtarzalności rodzajowo tych samych posiłków w ciągu tygodnia. Każda zmiana w jadłospisie wymaga akceptacji Zamawiającego.

V. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY:
Wykonawca określi cenę jednostkową dla przedmiotu zamówienia. Należy uwzględnić wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia (zakup produktów, wytworzenie gotowych dań, opakowania, podatek VAT) podając ją w kwocie brutto i netto.

VI.  WYMAGANIA STAWIANE WYKONAWCY:
Wykonawca powinien posiadać uprawnienia do wykonywania określonej działalności, posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponować osobami zdolnymi do wykonania zamówienia tj. posiadać kadrę posiadającą wymagane uprawnienia, spełniającą wymogi Państwowej Inspekcji Sanitarnej oraz znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe wykonanie zamówienia.
Dowóz posiłków powinien odbywać się samochodem przystosowanym do transportu posiłków dla żywienia zbiorowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie, przez kierowcę posiadającego wymagane przepisami prawa uprawnienia zezwalające na kontakt z żywnością.


VII. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:
1.    Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej, przesłać pocztą lub złożyć osobiście w zamkniętej kopercie z dopiskiem  „ZAPYTANIE OFERTOWE - Przygotowanie i dostarczenie gorącego posiłku mieszkańcom Gminy Janów oraz przygotowanie i dostarczenie  zestawów posiłkowych dla dzieci uczęszczających do Placówek Wsparcia Dziennego w Piasku” do Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Janowie, ul. Zarecka 1, do dnia 18 grudnia  2020 r. do godziny 13:00.
2.    W przypadku nadesłania oferty pocztą liczy się data jej wpływu.
3.    Koperta musi zawierać:
- formularz ofertowy sporządzony na podstawie wzoru stanowiącego załącznik nr 1,
- stosowne pełnomocnictwa w przypadku, gdy ofertę podpisuje osoba działająca w imieniu Wykonawcy,
- oświadczenie wykonawcy. (załącznik Nr 2),
- oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych (załącznik Nr 3),
- aktualny odpis ewidencji działalności gospodarczej lub odpis z KRS,
- proponowany jadłospis (załącznik Nr 4)
4.    Informuje się, że w przypadku wyboru oferty Wykonawca jest zobowiązany do podpisania klauzuli RODO / o zachowaniu w poufności danych osobowych /
5.    Rozpatrzenie ofert nastąpi do dnia 28   grudnia 2020 r.  w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Janowie.
6.    Oferty złożone po wskazanym terminie będą odrzucane z przyczyn formalnych.
7.    Zamawiający nie przewiduje publicznego otwarcia złożonych ofert.
8.    Informacja o wyniku rozstrzygnięcia oferty będzie umieszczona na stronie internetowej GOPS w Janowie: www.gops.janow.pl

VIII. KRYTERIUM WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY:
1.Przy ocenie ofert brane będzie pod uwagę kryterium cenowe posiłków i transportu.
2. Zakres i warunki realizacji zadania określi umowa.
3. Osobą do porozumiewania się z Wykonawcą jest: Halina Miodyńska -Kierownik GOPS w Janowie, tel. 343278405, w godzinach pracy Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Janowie.

IX. INNE ISTOTNE POSTANOWIENIA:
1.    Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od wyboru oferty bez uzasadnienia.
2.    Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty przed upływem terminu do składania ofert.

Kierownik GOPS

Halina Miodyńska

Załączniki:
Nr 1 - Formularz ofertowy Wykonawcy.
Nr 2 - Oświadczenie Wykonawcy.
Nr 3 - Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych.
Nr 4 - Proponowany jadłospis

Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust.1 i 2  ROZPORZĄDZENIEA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – RODO / UE L 119/1 z 04.05.2016/ informuję, iż:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Janowie, ul. Żarecka 1 , 42-253 Janów.
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych – zkido@onet.pl
3.Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z postępowaniem o udzielenia zamówienia publicznego, w celu realizacji obowiązków nałożonych na Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych, w celu kierowania zapytań ofertowych (przeprowadzenia postepowania w formie zapytania ofertowego), w celu zawarcia i realizacji umowy.
4.Pani/Pana dane osobowe mogą być ponadto przetwarzane w celach archiwalnych i kontrolnych.
5.Pozyskane dane osobowe przechowywane będą zgodnie z kategorią archiwalną w oparciu o ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz wydanych na jej podstawie aktach wykonawczych.
6.Dane nie będą udostępniane innym podmiotom, za wyjątkiem przypadków, kiedy zasadność udostępniania wynika z przepisów prawa. Dane mogą być jednak przekazywane innym podmiotom zapewniającym obsługę administracyjną, techniczną i informatyczną GOPS; w szczególności podmiotom administrującym systemami informatycznymi, serwisującym sprzęt informatyczny, zapewniającymi transport dokumentów i nośników elektronicznych, zapewniającymi niszczenie dokumentów i nośników elektronicznych oraz podmiotom zapewniającym obsługę prawną. Przekazanie danych realizowane będzie na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania, a podmioty przetwarzające mogą je przetwarzać jedynie na polecenie Ośrodka, co należy rozumieć w ten sposób, że nie są uprawnione do przetwarzania tych danych we własnych celach.
7.Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.
8.Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego –Prezesa Urzędu  Ochrony Danych Osobowych.
9. Podanie danych osobowych wynikających z zapisów zapytania ofertowego jest dobrowolne, jednakże jest niezbędne do wzięcia udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne, odmowa ich podania może być równoznaczna z brakiem możliwości wyboru Pana/Pani oferty.

Informację przygotowała: Kierownik GOPS Halina Miodyńska