ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE WYŁĄCZNOŚCI OBSŁUGI

W ZAKRESIE GASTRONOMII I HANDLU PODCZAS WYDARZENIA MAGIA ŚWIATŁA I DŹWIĘKU

I. Organizator: Samorządowy Ośrodek Kultury i Sportu w Janowie

ul. Częstochowska 1, 42-253 Janów NIP: 9491979439; Tel. 34/327-81-08; Fax: 34/327-80-81; E-mail: sokis@janow.pl

zwany dalej Organizatorem

II. Opis przedmiotu zamówienia.

1. Na przedmiot zamówienia składa się zapewnienie obsługi w zakresie: gastronomii, handlu, piwa, napojów, rękodzieła, zabawek, itp. z wyłączeniem art. wymienionych w dziale III, pkt. 4 podczas wydarzenia Magia Światła i Dźwięku w ramach III Jurajskich Zawodów Balonowych, zwanym dalej Imprezą.

2. Miejsce imprezy: BŁONIA PRZY STAWIE AMERYKAN W ZŁOTYM POTOKU – 20 lipca 2019 r.

III. Obowiązki Oferenta i zakres zamówienia.

1. Po stronie Oferenta leży uzyskanie zgody Stacji Epidemiologicznej na sprzedaż i działalność gastronomiczną oraz wszystkich innych wymaganych zaświadczeń i pozwoleń.

2. Oferent posiada aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością (które jest zobowiązany okazać w dniu podpisania umowy).

3. Oferent zobowiązany jest do dołączenia do oferty aktualnego wydruku z Krajowego Rejestru Sądownictwa lub Centrum Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

4. Oferent odpowiada za przestrzeganie zakazu sprzedaży napojów w opakowaniach szklanych i aluminiowych oraz sprzedaży materiałów i środków pirotechnicznych.

5. Oferta powinna uwzględniać zadaszone miejsca dla konsumentów (min. 200 miejsc siedzących - stoliki, ławki, parasole).

6. Oferent zabezpiecza we własnym zakresie: a) odpowiednią ilość koszy na śmieci, która zagwarantuje estetyczny i czysty wygląd stoisk gastronomicznych i handlowych, b) sprzęt gaśniczy oraz inny niezbędny sprzęt i środki potrzebne do wystawienia i funkcjonowania stoisk. 7. W ramach obsługi gastronomicznej i handlowej (z wyłączeniem infrastruktury zabawowej ze względu na charakter imprezy) oferent zobowiązuje się do dystrybucji niżej określonych produktów w czasie trwania Imprezy: a) napoje chłodzące, dania typu fast food, lody, gofry, grill, itp.; b) stanowiska z piwem (zgodnie z Ustawą z dn. 26.10.1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi j.t. Dz.U. 2012 nr 0 poz. 1356) (sprzedaż piwa tylko i wyłącznie w kubkach jednorazowych – po uprzednim uzyskaniu jednorazowego zezwolenia na sprzedaż alkoholu); c) stoiska z rzemiosłem, zabawkami, itp.;

7. Oferent rozlicza transakcję z Organizatorem w PLN, płatne przelewem na konto bankowe wskazane w umowie, według poniższego harmonogramu: I rata – 50% oferowanej kwoty – do 15.07.2019 r. II rata – 50% oferowanej kwoty – do 25.07.2019 r.

8. Za wszelkie szkody i wypadki powstałe na terenie objętym wyłącznością odpowiada wyłącznie Oferent, który wyegzekwuje ubezpieczenie od nieszczęśliwych wypadków od podwykonawców.

IV. Obowiązki i zastrzeżenia Organizatora Imprezy:

1. Organizator oświadcza, iż posiada wyłączne prawo do organizacji i przeprowadzenia Imprezy oraz prawo do dysponowania terenem - BŁONIA PRZY STAWIE AMERYKAN W ZŁOTYM POTOKU.

2. Organizator oświadcza, iż nie ponosi odpowiedzialności za odwołanie Imprezy z przyczyn od niego niezależnych (klęski żywiołowe, żałoba narodowa). W zaistniałym przypadku ustala się nowy termin Imprezy lub dokonuje zwrotu kwoty przedpłaty.

3. Organizator zastrzega sobie prawo do: a) Umieszczenia stoisk: promocyjnych szkół, uczelni, stowarzyszeń, fundacji, banków, instytucji dotujących imprezę, sponsorów, stoisk z potrawami regionalnymi + degustacja, kosmetyków. b) Do wskazania miejsc na terenie imprezy dla infrastruktury gastronomicznej i handlowej.

V. Informacje dotyczące wypełnienia formularza ofertowego.

1. Oferent składa tylko jedną ofertę zgodnie ze wszystkimi wymogami, tj. w wymaganym terminie oraz zgodnie z zakresem zamówienia.

2. Formularz musi być sporządzony czytelnie, drukowanymi literami, w języku polskim oraz podpisany przez Oferenta.

3. W przypadku podpisania oferty przez pełnomocnika Oferenta, do formularza powinno zostać załączone upoważnienie do reprezentowania.

4. Wartość cenowa (podana w wartościach netto i brutto) za wyłączność w zakresie niniejszego zapytania nie podlega zmianie po złożeniu oferty.

5. Mile widziane referencje dołączone do oferty.

6. Oferta musi być złożona w zamkniętym opakowaniu lub kopercie oraz zabezpieczona w sposób gwarantujący poufność jej treści.

Koperta musi być zaadresowana w następujący sposób:

Samorządowy Ośrodek Kultury i Sportu w Janowie ul. Częstochowska 1 42-253 Janów

z dopiskiem: OFERTA NA WYŁĄCZNOŚĆ OBSŁUGI W ZAKRESIE GASTRONOMII I HANDLU PODCZAS „Magii Światła i Dźwięku – 20 lipca 2019 r.” – (Dane Oferenta)

7. Organizator zastrzega sobie prawo do odstąpienia od wyboru Oferenta bez podania przyczyny. Jeśli zajdzie taka konieczność Organizator może ogłosić kolejne zapytanie ofertowe.

8. Jeżeli żadna z ofert nie będzie spełniała oczekiwań Organizatora, zastrzega on sobie możliwość zawarcia umowy z dowolnie wybranym przez siebie podmiotem. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, zawierająca najwyższą kwotę brutto oferowaną za wyłączność w wymaganym zakresie podczas Imprezy, złożoną przez Oferenta spełniającego wszystkie warunki udziału w postępowaniu.

VI. Składanie i otwieranie ofert.

1. Oferty należy składać w siedzibie Organizatora w dniach: poniedziałek– piątek w godzinach 8.00- 15.00.

2. Termin składania ofert upływa dnia 24.06.2019r. o godzinie 15.00. Oferty otrzymane po tym terminie nie będą rozpatrywane.

VII. Planowany termin zawarcia umowy, istotne warunki umowy.

1. Organizator przewiduje zawrzeć umowę do dnia 05.07.2019r. wg własnego wzoru z Oferentem, który złożył najkorzystniejsza ofertę.

2. Organizator telefonicznie powiadomi Oferenta o wyborze jego oferty, miejscu i terminie podpisania umowy.

VIII. Uprawniony do kontaktów:

Osoba uprawniona do kontaktów z Oferentami:

Anna Tarczyńska tel. 518 589 803

Magdalena Siemion tel. 669 583 558

IX. Załączniki:

Załącznik nr 1 - Formularz oferty