Janów, 11.04.2019r.

ZAPYTANIE OFERTOWE
DOTYCZĄCE WYŁĄCZNOŚCI OBSŁUGI W ZAKRESIE GASTRONOMII, HANDLU I INFRASTRUKTURY ZABAWOWEJ PODCZAS II ŚWIĘTA JURAJSKIEJ RYBY I XXIII ŚWIĘTA PSTRĄGA

I.    Organizator:

Gmina Janów
ul. Częstochowska 1
42-253 Janów

Tel. 34/327-80-48
Fax: 34/327-80-81
E-mail: gmina@janow.pl

NIP: 9492192090
REGON 151397948,
zwanego dalej Organizatorem

II.     Opis przedmiotu zamówienia

1. Na przedmiot zamówienia składa się zapewnienie obsługi w zakresie gastronomii, handlu i infrastruktury zabawowej podczas II Święta Jurajskiej Ryby w dniu 3 sierpnia 2019 r. oraz XXIII Święta Pstrąga w dniu 4 sierpnia 2019 r., zwanych dalej Imprezą.

2. miejsce imprezy: BŁONIA PRZY STAWIE AMERYKAN W ZŁOTYM POTOKU

3. Zakres zamówienia
Oferta powinna uwzględniać zadaszone miejsca dla konsumentów (min. 800 miejsc siedzących - stoliki, ławki, hala namiotowa, parasole). Firmy przystępujące do konkursu zobowiązują się do zachowania czystości na obszarze przeznaczonym do konsumpcji.) Oferent zabezpiecza we własnym zakresie:
•    odpowiednią ilość koszy na śmieci, która zagwarantuje estetyczny i czysty wygląd stoisk z gastronomią, oferowaną przez swoją firmę,
•    agregat prądotwórczy dla potrzeb infrastruktury zabawowej, sprzęt gaśniczy oraz inny niezbędny sprzęt i środki potrzebne do wystawienia i funkcjonowania stoiska.
W ramach obsługi gastronomicznej, handlowej i infrastruktury zabawowej oferent zobowiązuje się do dystrybucji niżej określonych produktów i urządzeń w czasie trwania Imprezy (ceny sprzedawanych produktów i usług oferent ustala na własną odpowiedzialność i ryzyko) w ilości wystarczającej do obsługi ok. 8000 uczestników imprezy w powyższym terminie w tym m.in.:
a)    potrawy z grilla, rożna;
b)    stanowiska z piwem (zgodnie z Ustawą z dn. 26.10.1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi j.t. Dz.U. 2012 nr 0 poz. 1356);
c)    sprzedaż piwa tylko i wyłącznie w kubkach jednorazowych – po uprzednim uzyskaniu jednorazowego zezwolenia na sprzedaż alkoholu;
d)    napoje chłodzące;
e)    sprzedaż dania typu „fast food” takich jak przykładowo: hamburger, hotdog, zapiekanka;
f)    dystrybucja   produktów   innych   typu:   gofry,   lody   włoskie,   orzeszki,   wata   cukrowa, popcorn;
g)    sprzedaż   gotowych   produktów   spożywczych   typu:   napoje   bezalkoholowe,   chipsy, cukierki, batony, czekoladki;
h)    zapewnienia infrastruktury zabawowej z jak największą liczbą atrakcji – w tym np.: karuzela, młot, dmuchane zamki i zjeżdżalnie, trampoliny, karuzele – co najmniej 5 różnych obiektów (urządzeń);
i)    stoiska z artykułami: artystycznymi i rękodzielniczymi (ceramika, biżuteria ręcznie robiona, haft, filc, kamienie szlachetne, biżuteria, wiklina, rękodzieło artystyczne, sutasz, decoupage, obrazy, kompozycje z suszonych kwiatów, pamiątki, książki, stoiska promocyjne);
j)    zakazuje się sprzedaży napojów w opakowaniach szklanych oraz sprzedaży materiałów i środków pirotechnicznych.

5. Organizator zastrzega sobie prawo wyłączności po stronie Gminy Janów do:

a)    2 punktów gastronomicznych Hotelu „Kmicic”.
b)    Stoisk: promocyjnych szkół wyższych, banków, parabanków, instytucji dotujących imprezę, sponsorów, stoisk z potrawami regionalnymi + degustacja, kosmetyków.

6.    Po stronie Oferenta leży uzyskanie zgody Stacji Epidemiologicznej na sprzedaż i działalność gastronomiczną oraz wszystkich innych wymaganych zaświadczeń i pozwoleń.

7.     Oferent zobowiązany jest do rozstawienia stoisk zgodnie z wytycznymi Organizatora.

8.    Oferent zobowiązuje się do obsługi punktów gastronomicznych i infrastruktury zabawowej podczas Imprezy w czasie jej trwania oraz do bieżącego utrzymania czystości w granicach swojego obszaru w czasie i po Imprezie.

9.    Oferent rozlicza transakcję z Organizatorem w PLN, płatne przelewem na konto bankowe wskazane w umowie, według poniższego harmonogramu:

I rata – 50% oferowanej kwoty –  do 19.07.2019 r.
II rata – 50% oferowanej kwoty – do 12.08.2019 r.

IV.     Obowiązki Organizatora Imprezy:

Organizator zobowiązany jest do:

1.    Oświadczenia, iż posiada wyłączne prawo do organizacji i przeprowadzenia Imprezy oraz prawo do dysponowania terenem - BŁONIA PRZY STAWIE AMERYKAN W ZŁOTYM POTOKU.

2.    Zapewnienia w trakcie trwania Imprezy atrakcyjnego programu na scenie oraz imprez i wydarzeń towarzyszących w czasie i miejscu jej trwania.

3.    Zapewnienia dostęp do toalet i umywalek przenośnych.

4.    Poinformowania, iż nie ponosi odpowiedzialności za odwołanie Imprezy z przyczyn od niego niezależnych (klęski żywiołowe, żałoba narodowa). W zaistniałym przypadku ustala się nowy termin Imprezy lub dokonuje zwrotu kwoty przedpłaty.

V.    Warunki udziału Oferenta w postępowaniu ofertowym

Na wyłączność obsługi w zakresie gastronomii, handlu i infrastruktury zabawowej podczas Imprezy mogą ubiegać się Oferenci, którzy:

1.     Złożą ofertę zgodną z zakresem zamówienia oraz terminem jej złożenia.

2.     Posiadają   uprawnienia   do   wykonywania   określonej   działalności,   oraz   wiedzę   i doświadczenie w tego typu usługach, dysponują potencjałem technicznym  i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

3.     Znajdują   się   w   sytuacji   ekonomicznej   i   finansowej   zapewniającej   wykonanie zamówienia.

4.     Posiadają aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością, którą jest zobowiązany przedstawić w dniu podpisania umowy oraz za wszelkie szkody i wypadki powstałe na terenie objętym wyłącznością   odpowiada   wyłącznie   Oferent,   który   wyegzekwuje   ubezpieczenie   od nieszczęśliwych wypadków od podwykonawców.

VI.    Informacje dotyczące wypełnienia formularza ofertowego

1.     Oferent powinien zapoznać się z całością niniejszej dokumentacji.

2.     Oferent składa tylko jedną ofertę zgodnie ze wszystkimi wymogami.

3.     Oferent ponosi wszelkie koszty związane z dostarczeniem formularza ofertowego.

4.     Formularz musi być sporządzony czytelnie, drukowanymi literami, w języku polskim oraz podpisany przez Oferenta.

5.    W przypadku podpisania oferty przez pełnomocnika Oferenta, do formularza powinno zostać załączone upoważnienie do reprezentowania.

6.    Wartość cenowa za wyłączność w zakresie niniejszego zapytania nie podlega zmianie po złożeniu oferty.

7.     Mile widziane referencje dołączone do oferty.

8.     Oferta musi być złożona w zamkniętym opakowaniu lub kopercie oraz zabezpieczona w sposób gwarantujący poufność jej treści. Koperta musi być zaadresowana w następujący sposób:

GMINA JANÓW
ul. Częstochowska 1
42-253 Janów

z dopiskiem: OFERTA NA WYŁĄCZNOŚĆ OBSŁUGI W ZAKRESIE GASTRONOMII, HANDLU I INFRASTRUKTURY ZABAWOWEJ PODCZAS „II Święta Jurajskiej Ryby i XIII Święta Pstrąga” 2019 r.

9.     Organizator zastrzega sobie prawo do odstąpienia od wyboru Oferenta bez podania  przyczyny. Jeśli zajdzie taka konieczność Organizator może ogłosić kolejne zapytanie ofertowe.
Jeżeli żadna z ofert nie będzie spełniała oczekiwań Organizatora, zastrzega on sobie możliwość zawarcia umowy z dowolnie wybranym przez siebie podmiotem.

VII.    Sposób oceny ofert

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, zawierająca najwyższą kwotę brutto oferowaną za wyłączność w wymaganym zakresie podczas Imprezy, złożoną przez Oferenta spełniającego wszystkie warunki udziału w postępowaniu.

W przypadku wątpliwości co do złożonych ofert, Organizator zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia dodatkowych rozmów/negocjacji w celu wyjaśnienia zapisów w formularzu ofertowym.

VIII.    Składanie i otwieranie ofert

1.     Oferty należy składać w siedzibie Organizatora w dniach:

poniedziałek, środa – piątek w godzinach 7.00- 15.00,
wtorek w godzinach 8.00 – 16.00.

2.     Termin składania ofert upływa dnia 18.04.2019 r. do godziny 15.00. Oferty otrzymane po tym terminie nie będą rozpatrywane.

3.     Wyboru oferty dokona komisja powołana przez Organizatora.

4.     Otwarcie ofert odbędzie się 19.04.2019 r. o godzinie 10.00 w siedzibie Organizatora. Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie dokonany bez udziału Oferentów.  O wynikach postępowania Oferenci zostaną powiadomieni telefonicznie.

IX.    Planowany termin zawarcia umowy, istotne warunki umowy

1.    Organizator przewiduje zawrzeć umowę z Oferentem, który złożył najkorzystniejsza ofertę do dnia 24.04.2019 r.

2.     Zawarcie umowy nastąpi według wzoru umowy Organizatora.

3.     Organizator telefonicznie powiadomi Oferenta o wyborze jego oferty, miejscu i terminie podpisania umowy.

X.    Uprawniony do kontaktów:

Osoba uprawniona do kontaktów z Oferentami:
Anna Tarczyńska tel. 518 589 803
Agnieszka Kuta-Janikowska tel. 695 041 814

XI.    Załączniki:

Załącznik nr  1 – Formularz oferty